ダメな会議が会社を弱くする？会議を妨げる3タイプとその対処法
英文記事執筆：Everett Ofori / 翻訳：POLYGLOTS magazine編集部
より良い会議を進行するために
キャリアを重ねていくにつれて、会議の進行を任される機会が増えていきます。初めのうちは、難しく感じるかもしれません。特に、自分よりも自信や経験があり、立場も上に見える同僚と仕事をするときはなおさらです。
しかし、ファシリテーションは重要なリーダーシップスキルです。Velasquez（2023）が説明しているように、会議は目標を達成するうえで欠かせないものですが、適切に運営されなければ、生産性の低いものになりがちです。実際、JollesとLordan（2024）によると、非効率な会議によって企業は毎年数百万ドルもの損失を被っています。
この記事では、会議を妨げる原因となりやすい3つの行動について見ていきます。それは、発言しないタイプ、話しすぎるタイプ、そして会議中に私語をするタイプです。こうしたタイプの特徴を理解することで、話し合いをより効果的に進め、バランスの取れた生産的な会議を保てるようになります。
発言しないタイプ
発言しないタイプとは、考えを持っていても、会議ではほとんど話さない人のことです。人の話を聞き、メモを取り、よく考えてから話すことを好みます。役に立つ意見を持っていても、求められない限り、黙ったままでいることがあります。
ファシリテーターは、やわらかく意見を求めることで、そのような人を支えることができます。また、会議の前に、意見を求める可能性があることを伝えておくのも効果的です。そうすることで、事前に準備ができ、自信を持って発言しやすくなります。
日本の多くの職場では、人の話を遮ることを避け、慎重に考えてから話す人が多いため、このようなタイプは珍しくありません。しかし、良い意見が見過ごされないよう、ファシリテーターは全員に発言の機会が与えられるようにする必要があります。
話しすぎるタイプ
話しすぎるタイプとは、会議で頻繁に発言し、長い時間話す人のことです。はっきりした考えと自信を持っていることが多く、それが役に立つ場合もあります。しかし、ときには話しすぎたり、本題から外れたりすることがあります。その結果、ほかの人が参加する余地が少なくなってしまいます。
ファシリテーターは、このような状況に丁寧に対応する必要があります。まず意見に感謝を伝え、そのうえで、ほかの参加者にも考えを共有するよう促すことができます。必要であれば、話を議題に戻すよう、やわらかく働きかけることもできます。
日本の会議では、若手社員よりも役職の高い人が自然と多く話すことがあります。そのため、ファシリテーターは、全員がバランスよく参加できるよう配慮する必要があります。
会議中の私語
会議中の私語とは、話し合いに集中せず、参加者同士で小声で話すことを指します。たとえ小さな声であっても、周囲の人の気を散らし、会議への集中を低下させることがあります。その結果、会議全体の効果が損なわれます。
ファシリテーターは、すぐに、ただし丁寧に対応する必要があります。時間が限られていることを全員に伝え、話し合いに集中するよう求めることができます。また、その会話が議題に関係するものであれば、内容を全員に共有するよう促してもよいでしょう。
日本の職場では通常、静かで秩序のある会議が求められるため、会議中の私語は一般的に好まれません。それでも、ファシリテーターは冷静さを保ち、相手への敬意を持って対応する必要があります。
実践編：円滑な会議を進めるには
会議の前に、明確な議題を準備し、参加者全員に共有しましょう。そうすることで、全員が会議の目的を理解し、議論を本題からそらさずに進めやすくなります。
会議中は、話し合いを一つずつ順序立てて進めます。発言の少ない参加者には話すよう促し、話しすぎる人には敬意を持って対応し、私語が始まった場合にはやわらかく止めます。目的は、人々を厳しく管理することではありません。会議をバランスの取れた生産的なものに保つことです。
会議の後には、何がうまくいったのか、何を改善できるのかを振り返りましょう。時間をかけて小さな調整を重ねることで、会議をより効果的なものにすることができます。優れたファシリテーターになるために大切なのは、異なる性格の人々に、冷静かつ敬意を持って対応することです。
国際的な企業でも日本の職場でも、こうしたスキルはコミュニケーションとチームワークの向上に役立ちます。会議は、必ずしもいつも楽しいものではありません。しかし、適切に運営されれば、目標を達成するうえで重要な役割を果たします。
emoji_objects本記事のイチオシ！フレーズ
「時間とともに」「次第に」「長い目で見ると」
「over time」は、ある変化や影響が時間の経過とともに徐々に起こることを表す表現です。「immediately（すぐに）」や「at once（一度に）」とは対照的に、変化が少しずつ積み重なっていくニュアンスがあります。
The city’s population has changed over time.
「その都市の人口は、時間とともに変化してきた。」
menu_book参考文献
- Jolles, D., & Lordan, G. (2024). When generations meet: The productivity potential of multigenerational meetings. The Inclusion Initiative, London School of Economics and Political Science
- Velasquez, L. (2023, May 19). 4 distractions that derail meetings—and how to handle them. Harvard Business Review
この記事を書いた人
RELATED
関連する記事
